Mengenal Sistem Manajemen Proyek Dalam Bidang IT dan Pendidikan

ASSALAMUALAIKUM.WR.WB

Pada Kesempatan hari ini saya akan membahas tentang Sistem Manajemen Proyek dalam Bidang IT dan pendidikan.

A.Planning(Perencanaan)
Planning adalah proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan guna
mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Kegiatan diartikan sebagai kegiatan
yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi
tanggung jawab pelaksana (kontraktor) maupun pengawas (konsultan).
Kontraktor maupun konsultan, harus mempunyai konsep planning” yang
tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab
masing-masing.

Pada proses planning perlu diketahui hal-hal sebagai berikut :

-Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya yang
tersedia.
-Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya
yang tersedia.
-Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang
kongkrit.
-Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan
dan sasaran.

B.Organizing(Pengorganisasian)
Organizing (pengorganisasian kerja) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah organisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data.

 Dalam proses manajemen, organisasi berfungsi untuk :

-menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.
-membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.
-mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalam kordinasinya.

Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural maupun fungsional
yang secara konsisten harus dijalankan. Koordinasi dapat dilakukan melalui

mekanisme :
-koordinasi vertikal (menggambarkan fungsi komando),
-koordinasi horizontal (menggambarkan interaksi satu level); dan
-koordinasi diagonal (menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando).

C.Actuanting(Penggerakan)
Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning. Pada tahap ini diperlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan; mengarahkan; dan memberikan motivasi kepada anggota
kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

Berikut ini beberapa metoda mensukseskan “actuating” yang
dikemukakan oleh George R. Terry, yaitu:
• Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa
keberadaannya di dalam kelompok atau organisasi menjadi penting.
• Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan
mempertimbangkan adanya perbedaan individual dari pegawainya,
hingga dapat dilaksanakan dengan tepat oleh pegawainya.
• Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat, mudah difahami dan
dilaksanakan oleh pegawainya.

D.Controling(Pengendalian)
    Controlling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah
dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan
atau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh
konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan
konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. Pengawas Umum (General
Superintendat) berkewajiban melakukan Pengendalian (secara berjenjang)
terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site
Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant, Construction
Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan masing-masing staf
sudah melakukan tugasnya dalam koridor “jaminan kualitas (quality
assurance)”. Sehingga, tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimana
direncanakan dapat dipenuhi.

  Kegiatan ini berlaku juga dalam kegiatan internal konsultan supervisi, dalam
artian, kepada pihak luar konsultan supervisi itu bertugas mengawasi
kontraktor, selain itu secara internal Site Engineer juga melakukan
controlling terhadap Quantity Engineer dan Quality Engineer. Secara
keseluruhan internal controlling ini dapat mendorong kinerja konsultan
supervisi lebih baik di dalam mengawasi pekerjaan kontraktor.

Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup pengawasan atas
seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain adalah:
-Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif
-Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang ,
peralatan, bahan)
-Prosedur dan cara kerjanya
-Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian
sasaran.
Controlling harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta-
fakta tentang pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagai
faktor yang mempengaruhinya. Rujukan untuk menilainya adalah
memperbandingkan antara rencana dan pelaksanaan, untuk
memahami kemungkinan terjadinya penyimpangan.

Referensi: Konsepsi Manajemen Proyek di Bidang IT